Hướng dẫn sử dụng Bếp Chọn

Bắt đầu nhanh

• Địa chỉ phần mềm: mở xuanly.techviet.cloud trên điện thoại hoặc máy tính. Khách hàng không vào địa chỉ này mà quét mã QR trên bàn (xem mục 3).
• Ai cần tài khoản: mọi người làm việc cho quán hoặc cho Bếp Chọn đều đăng nhập bằng tài khoản do quản lý quán hoặc quản trị viên cấp. Khách hàng không cần tài khoản.
• Mỗi người một tài khoản: tài khoản gắn với đúng quán của bạn. Đăng nhập xong, phần mềm chỉ hiện việc của quán mình — không thể thấy đơn hay doanh thu của quán khác.
• Quản trị viên Bếp Chọn không thuộc quán nào: họ quản lý danh sách quán đối tác, mức chiết khấu và báo cáo doanh thu của cả cụm.
• Dùng trên điện thoại: mọi màn hình dùng tốt trên điện thoại. Nhân viên và quản lý nên mở bằng trình duyệt trên máy điện thoại đặt tại quầy hoặc bếp.

Đăng nhập

1. Mở xuanly.techviet.cloud. Nếu chưa đăng nhập, phần mềm đưa tới trang Đăng nhập.
2. Gõ Email và Mật khẩu được cấp. Bấm nút hiện mật khẩu để kiểm tra mình gõ đúng chưa, rồi bấm Đăng nhập.

• Báo Email hoặc mật khẩu không đúng: gõ lại cẩn thận, chú ý chữ hoa – chữ thường, nên tắt bộ gõ tiếng Việt (Unikey/EVKey) khi gõ mật khẩu.
• Quên mật khẩu: liên hệ quản lý quán của mình. Quản lý có thể tạo lại tài khoản với mật khẩu mới ở màn Quán của tôi → tab Nhân viên.
• Quản lý quên mật khẩu: liên hệ quản trị viên Bếp Chọn để được cấp lại.
• Phần mềm không có nút “Quên mật khẩu” trên trang đăng nhập.

Khách hàng Đặt món bằng mã QR

Bạn không cần cài ứng dụng, không cần tạo tài khoản. Chỉ cần điện thoại có camera và mạng.

Đặt món

1. Quét mã QR trên tờ giấy dán tại bàn bằng camera điện thoại. Thực đơn gộp của cả cụm quán mở ra ngay trong trình duyệt.
2. Thực đơn nhóm món theo từng quán (Cà Phê Xuân, Cơm Tấm Bà Ba, Trà Sữa Chill…). Mỗi món luôn ghi rõ tên quán sở hữu — bạn cứ yên tâm món đến từ đúng quán bạn muốn.
3. Bấm Thêm ở các món bạn muốn. Món hết sẽ hiển thị mờ với nhãn Hết món, không thêm được.
4. Mở Giỏ hàng: món được nhóm theo quán, kèm tổng tiền từng quán và tổng cộng cả đơn.
5. Nhập số bàn (ví dụ Bàn 5) để nhân viên biết giao đến đâu, rồi bấm Xác nhận đặt món.
6. Xong! Bạn được chuyển tới màn hình Theo dõi đơn — mỗi quán một dòng, ban đầu ghi Đã nhận đơn.

Theo dõi đơn tới khi nhận món

• Mỗi dòng trạng thái tự cập nhật: Đã nhận đơn → Đang làm món → Đã giao. Khi cả các quán đều giao đủ, màn hình ghi Đã giao đủ món và nhân viên sẽ ra thu tiền.
• Nếu một quán từ chối món (hết nguyên liệu), dòng đó ghi Đã từ chối kèm lý do ngắn — phần còn lại của đơn vẫn làm bình thường.
• Tải lại trang bất cứ lúc nào để xem trạng thái mới nhất.

Thanh toán và các câu hỏi khác

• Thanh toán một lần duy nhất cho cả đơn, dù món đến từ nhiều quán. Nhân viên mang hoá đơn tổng ra bàn; bạn trả tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Muốn thêm món? Đặt như lần đầu — mỗi lần “Xác nhận đặt món” tạo một đơn mới, không sửa được đơn cũ.
• Hai người cùng bàn quét chung mã QR: mỗi người đặt đơn riêng, phần mềm không gộp lại.
• Giữ link theo dõi: trang theo dõi đơn có thể mở lại được. Nên lưu lại đường dẫn để tiện kiểm tra.

Quản lý quán Điều hành quán của bạn

Tài khoản quản lý quán thấy đầy đủ nhất phía quán: 9 mục trên thanh tab — Tổng quan · Đơn của quán · Ca làm · Kho · Thực đơn & giá vốn · Giao hàng · Thu tiền · Doanh thu · Quán của tôi. Trang chủ của bạn là Tổng quan quán.

Tổng quan quán (trang chủ)

• Bốn số hôm nay: Doanh thu (đơn Bếp Chọn đã thu + bán tại quầy từ biên bản), Số đơn, Giá trị đơn trung bình, Food cost trung bình.
• Tiến độ checklist từng ca hôm nay, và danh sách cảnh báo đang mở (nguyên liệu sắp hết, món vượt ngưỡng giá vốn, việc quá hạn, vấn đề chưa xử lý). Bấm cảnh báo để tới đúng màn hình xử lý.

Ca làm & danh sách việc mẫu

• Lần đầu dùng: mở tab Ca làm → Sửa danh sách việc, bấm Dùng danh sách mẫu gợi ý — phần mềm tạo sẵn ba ca (Sáng/Trưa/Tối) và các việc phù hợp quán cà phê hoặc quán ăn. Sửa giờ ca, thêm/xoá việc, đặt hạn giờ theo quán mình; mỗi thay đổi lưu ngay.
• Mỗi ngày, nhân viên bấm Mở ca để dựng checklist từ mẫu. Bạn có thể ký bàn giao thay nhân viên nếu cần.
• Mở Chốt ngày từ Ca làm hoặc Tổng quan để chốt sổ cuối ngày (xem bên dưới).

Kho & nguyên liệu

• Thêm nguyên liệu: bấm Thêm nguyên liệu, điền mã, tên, đơn vị, tồn tối thiểu và đơn giá. Nhóm Cần nhập ngay và Sắp hết luôn lên đầu trang.
• Bấm Nhập kho / Xuất kho / Hủy hàng ở từng nguyên liệu để lập phiếu. Phiếu nào lập nhầm: mở chi tiết nguyên liệu, bấm Bỏ phiếu kèm lý do — tồn được tính lại, phiếu gạch ngang trong lịch sử.
• Bạn thấy đơn giá, giá trị tồn và tổn thất; nhân viên chỉ thấy số lượng. Nguyên liệu đã có phiếu hoặc đang nằm trong công thức không xoá được, chỉ Ngừng dùng.

Thực đơn & giá vốn

• Bảng món có cột Giá thành và % giá vốn. Món chưa có công thức ghi “Chưa có công thức”.
• Bấm vào món để lập công thức: chọn nguyên liệu từ kho, nhập lượng dùng (có quy đổi g↔kg, ml↔lít, cái). Phần mềm tính ngay giá thành, % giá vốn, lãi gộp và lãi sau chiết khấu Bếp Chọn.
• Đặt ngưỡng food cost của quán (ví dụ 30%): món vượt ngưỡng được tô cảnh báo kèm gợi ý “Giá bán tối thiểu để đạt 30%”. Nguyên liệu đổi giá → mọi món tự tính lại khi tải lại trang.
• Bạn cũng sửa món và giá bán ở đây (thêm món, đổi giá, hết món) — thực đơn gộp của khách cập nhật theo.

Chốt sổ cuối ngày

• Mở Chốt ngày (tab Ca làm): doanh thu trong ngày tự cộng, tách tiền mặt / chuyển khoản và Bếp Chọn / tại quầy; món bán chạy tự lấy từ đơn; sự cố trong ngày tự gom từ các việc báo vấn đề.
• Điền đề xuất cho ngày mai, bấm Lưu nháp rồi Chốt sổ cuối ngày. Sau khi chốt, ngày đó bị khoá — không mở lại ca và không sửa số liệu được.
• Quên chốt hôm qua? Chọn ngày hôm qua và chốt như thường.

Nhân viên & thông tin quán

• Tab Quán của tôi có hai tab con: Nhân viên và Thông tin quán.
• Thêm tài khoản cho nhân viên mới: bấm Thêm tài khoản, điền tên, email và chọn vai trò — Quản lý, Nhân viên hoặc Nhân viên giao hàng (tài khoản này chỉ thấy màn Giao hàng). Gửi email và mật khẩu cho nhân viên riêng từng người.
• Nhân viên nghỉ việc: bấm Ngừng hoạt động ở dòng của họ — tài khoản không đăng nhập được nữa, lịch sử đơn vẫn giữ nguyên.

Nhân viên quán Việc hằng ngày tại quán

Bạn thấy các mục: Đơn của quán · Ca làm · Kho · Giao hàng (khi được giao việc giao) và Thu tiền (nếu quán giao việc thu). Bạn không thấy số tiền — chỉ thấy số lượng và việc cần làm.

Mở ca và làm checklist

1. Mở tab Ca làm. Tìm ca của mình (ví dụ Ca Sáng) và bấm Mở ca. Phần mềm dựng sẵn danh sách việc hôm nay.
2. Đầu trang hiện tiến độ 0/9 việc xong. Làm tới đâu, tick ✓ tới đó — dòng ghi lại tên và giờ bạn tick.
3. Việc nào có hạn giờ mà chưa tick sẽ tô đỏ kèm dòng “Trễ 25 phút”. Tick muộn vẫn được, lịch sử ghi rõ giờ.
4. Gặp vấn đề (hết sữa, máy hỏng…): bấm Báo vấn đề trên việc đó, ghi ngắn nội dung rồi lưu — dòng chuyển đỏ để quản lý thấy. Xử lý xong, tick ✓ hoặc bấm Đã xử lý.
5. Quán đang “tạm đóng” mà bạn mở ca đầu ngày? Màn hình hiện thẻ nhắc kèm nút Mở quán — bấm để khách gọi món được lại.
6. Cuối ca: bấm Bàn giao ca (xem mục 6).

Đơn của quán

• Tab Đơn của quán hiện các phần đơn của quán mình, mỗi dòng ghi bàn, món, quán đặt và trạng thái.
• Đơn mới tự xuất hiện khi khách xác nhận. Cập nhật trạng thái ngay để khách theo dõi được (mục 6).

Kho (không có tiền)

• Bấm Nhập kho / Xuất kho / Hủy hàng để lập phiếu. Hủy hàng bắt buộc ghi lý do và người chứng kiến.
• Bạn thấy tồn và lịch sử phiếu, không thấy đơn giá hay giá trị tổn thất.
• Xuất/hủy nhiều hơn tồn sẽ bị chặn với dòng “Chỉ còn 3 bao”.

Nhận đơn, làm món, giao hàng

Việc của bếp và người giao: cập nhật đúng trạng thái từng phần đơn — khách đang nhìn màn hình theo dõi của họ.

Làm món (bếp)

1. Khách vừa xác nhận đơn: phần đơn của quán xuất hiện ở Đơn của quán với trạng thái Đã nhận đơn — ví dụ “1 phần cơm sườn — Bàn 5, Cà Phê Xuân”.
2. Bấm Bắt đầu làm → trạng thái thành Đang làm món, thời điểm bắt đầu được ghi lại.
3. Món xong, bấm Làm xong và chọn các món đã nấu → món chuyển sang Chờ giao.
4. Hết nguyên liệu: bấm Từ chối món, nhập lý do ngắn (ví dụ “Hết sườn”) → món thành Đã từ chối. Các quán khác trong đơn không bị ảnh hưởng.
5. Còn “Chờ giao” mà muốn làm lại: bấm hoàn tác, món về Đang làm.

Giao hàng (bắt buộc chụp ảnh)

1. Mở tab Giao hàng — danh sách món Chờ giao của quán.
2. Mang món ra đúng bàn, bấm Đã giao · chụp ảnh, chụp ảnh món/đúng bàn rồi xác nhận → món thành Đã giao. Không có ảnh thì phần mềm không cho xác nhận.
3. Ảnh xem lại được ở khung “Đã giao gần đây” và ở dòng món trên màn bếp (nút Xem ảnh).

• Nhân viên, quản lý và Nhân viên giao hàng đều xác nhận giao được — nhưng chỉ với đơn của quán mình.
• Hai người cùng bấm một lượt: người sau nhận thông báo “nội dung đã thay đổi” và danh sách tự làm mới — không ghi trùng.
• Sau khi đơn được thu tiền, các phần đơn bị khoá, không đổi trạng thái ngược được nữa.

Thu tiền Thu một lần cho cả đơn

1. Mở tab Thu tiền. Danh sách hiện các đơn đã giao đủ món — đang Chưa thu tiền.
2. Bấm vào đơn, kiểm tra tổng tiền cả đơn (gồm mọi quán) và từng phần theo quán.
3. Chọn hình thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản (chỉ hai hình thức này), rồi bấm Xác nhận đã thu tiền.
4. Phần mềm ghi lại thời điểm, người thu (bạn) và hình thức ngay trên đơn. Đơn thành Đã thu tiền — khách, các quán và báo cáo đều thấy.

• Thu khi chưa giao đủ? Phần mềm cảnh báo “Đơn còn món chưa giao (…)” nhưng vẫn cho thu nếu khách đã đồng ý trả trước.
• Bấm nhầm hình thức? Sửa lại được ngay trong ca — mở lại đơn, chọn Sửa hình thức thanh toán.
• Bạn có thể thu hộ cho đơn của quán khác trong cụm (đó là đúng việc của người thu tiền: khách trả một lần cho cả đơn).
• Tài khoản nhân viên quán được giao việc thu cũng vào màn này bằng tab Thu tiền.

Quản trị viên Bếp Chọn Vận hành cụm quán

Bạn có 6 mục: Quán đối tác · Tài khoản quản trị · Đơn toàn cụm · Mã QR · Thu tiền · Báo cáo doanh thu. Trang chủ là Đơn toàn cụm.

Quán đối tác & chiết khấu

• Màn Quán đối tác liệt kê các quán trong cụm kèm mức chiết khấu và chip trạng thái ca hôm nay (“Chưa mở ca”, “Ca Sáng · mở 06:30”, “Đã chốt ngày”) — để bạn biết quán nào đã bắt đầu làm việc.
• Thêm quán: bấm Thêm quán, nhập tên, mức chiết khấu và tạo tài khoản đầu tiên cho quán đó. Từ đó quán tự nhập thực đơn của mình — bạn không nhập hộ.
• Đổi chiết khấu: sửa mức mới trên dòng quán. Đơn đã đặt trước đó giữ nguyên mức cũ; chỉ đơn đặt sau mới dùng mức mới.
• Quán nghỉ đột xuất: chuyển quán sang Tạm ngưng — món của quán biến mất khỏi thực đơn của khách ngay lập tức, không cần xoá dữ liệu.
• Xoá quán đang có đơn chưa hoàn tất sẽ bị chặn — hãy dùng Tạm ngưng thay vì xoá.
• Bạn không đọc được kho, giá vốn, lãi, biên bản hay checklist chi tiết của quán — dữ liệu này bị chặn từ phía cơ sở dữ liệu, không chỉ ẩn trên giao diện.

Đơn toàn cụm

• Xem mọi đơn của cụm: trạng thái từng phần theo quán, đơn nào đã thu, đơn nào còn món đang làm. Bấm vào đơn để xem chi tiết tiến trình từng quán và mốc thời gian.

Mã QR

• Màn Mã QR quản lý các mã dán tại bàn/quán: tạo mã mới cho quán, và Tạm dừng một mã khi cần (mã bị dừng sẽ hiện trang “cụm không khả dụng” cho khách).
• Mã được tạo tự động bởi hệ thống, không tự đặt chuỗi mã.

Thu tiền & báo cáo doanh thu

• Bạn có màn Thu tiền như thu ngân, để thu/khắc phục hình thức thanh toán khi cần đền ca.
• Báo cáo doanh thu: chọn khoảng thời gian (“Hôm nay”, “Hôm qua”, khoảng ngày tuỳ chọn) — bảng theo từng quán: doanh thu gộp → chiết khấu → thực nhận. Bấm vào dòng quán để xem chi tiết từng đơn đóng góp.
• Xuất file để đối soát: bấm Xuất Excel, mở file bằng Excel — chữ tiếng Việt hiện đúng dấu.
• Đơn chưa thu tiền không tính vào báo cáo; món bị từ chối cũng không tính doanh thu.
• Báo cáo của bạn không có cột “tại quầy” — đó là số của từng quán, chỉ quán thấy.

Tài khoản quản trị

• Màn Tài khoản quản trị (chỉ chủ doanh nghiệp) tạo/ẩn tài khoản cho nhân viên của Bếp Chọn, gán quyền thu tiền và xem báo cáo.

Sự cố thường gặp